Подпись является важным реквизитом документа, придающим ему юридическую силу. Рассмотрим правила оформления подписи в различных видах документов.
Содержание
Основные правила подписания документов
| Место подписи | После указания должности, в нижней правой части документа |
| Состав подписи | Собственноручная подпись с расшифровкой (ФИО) |
| Цвет чернил | Синий или черный (не красный и не зеленый) |
Подпись в официальных документах
Для юридических лиц
- Должность подписанта указывается полностью
- ФИО пишется полностью без сокращений
- При наличии печати - подпись должна захватывать часть оттиска
- Дата подписания указывается рядом с подписью
Для физических лиц
- Подпись ставится после полного написания ФИО
- В договорах - на каждой странице и в конце документа
- В заявлениях - под текстом перед приложениями
Электронная подпись
Виды электронных подписей
| Простая | Логин/пароль, SMS-код (для внутренних документов) |
| Усиленная неквалифицированная | Криптографическая защита (для отчетности) |
| Усиленная квалифицированная | Юридически равнозначна собственноручной подписи |
Правила использования
- Сертификат подписи должен быть действительным
- Документ после подписания нельзя редактировать
- Необходимо сохранять доказательства подписания
Особые случаи подписания
Доверенности
| Физическое лицо | Личная подпись с расшифровкой |
| Юридическое лицо | Подпись руководителя + печать |
| Нотариальное заверение | Подпись в присутствии нотариуса |
Финансовые документы
- Подписи главного бухгалтера и руководителя
- В платежных документах - без исправлений
- В договорах - на каждой странице и в конце
Ошибки при подписании
Частые нарушения
- Подпись без расшифровки
- Использование факсимиле без договоренности
- Подпись не уполномоченного лица
- Несоответствие подписи образцу в карточке
Как исправить
| До подписания | Аннулировать бланк, создать новый |
| После подписания | Акт об исправлении с новыми подписями |
| В электронных документах | Создать новую версию с правильной подписью |
Международная практика
Особенности за рубежом
- В англоязычных странах - signature без расшифровки
- В азиатских странах - часто используют печати вместо подписей
- В ЕС - распространена квалифицированная электронная подпись
Документы для иностранных контрагентов
- Дублировать подпись латинскими буквами
- Указывать должность на английском языке
- Прилагать заверенный перевод документа
